調査した結果、郵便局の配達記録により、当会が当該書類等を受領した事実が確認されており、書類は誤廃棄の可能性が高いと考えられます。こうした事案が発生したことを厳粛に受け止め、今後このような事が生じないよう、書類管理を徹底するとともに、再発防止に努めてまいります。概要は、以下のとおりです。
1.民生・児童委員訪問調査の概要
毎年10月から11月にかけて、福祉サービス等を受給していない75歳以上の熟年者で一人暮らしなどの方を対象に、民生・児童委員が自宅に訪問して、生活状況などを確認する調査。
2.紛失の経緯
■令和3年1月15日
民生・児童委員から提出された訪問調査票37件・対象者911人分が未着であったため、当会から民生・児童委員へ確認の電話をした。
民生・児童委員は、既に昨年11月、レターパックにて提出済みであるとの回答があった。
当会の事務室内を探したが、見つからなかったため、レターパックの配達記録を確認したところ、受領していることが判明した。
■令和3年1月18日
郵便局に、その他の方のレターパックの配達記録を再度確認するとともに、当会の事務室内も再び捜索した。
■令和3年1月20日
当会に提出されたレターパック及び持ち込み（1件）をされた名簿のうち、11月17日から25日の間に受け取った37件が紛失していることが判明した。
3.紛失した個人情報
民生・児童委員37人から提出された911名分の個人情報
■内訳
1.「江戸川区民生・児童委員訪問調査票（令和2年度分）」(37件・対象者438名分)
氏名・住所・生年月日・性別・世帯主・電話番号および緊急連絡先（一部の方）
2.「江戸川区民生・児童委員訪問調査票（過年度分）」（7件・対象者47名分）
氏名・住所・生年月日・性別・世帯主・電話番号および緊急連絡先（一部の方）
3.「75歳以上の熟年者リスト」(3件・対象者456名分※上記リストと重複30名あり)
氏名・住所・生年月日・性別・世帯主・電話番号（一部の方）
4.調査の結果
事務室及びキャビネットは施錠できるため盗難の可能性は低く、誤って廃棄した可能性が高い。現時点で書類記載の個人情報が外部に流出した事実は確認されていない。
5.紛失事故発生後の対応
対象民生・児童委員の方々に経過説明と謝罪を行うとともに、個々の対応についても丁寧に協議していく。引き続き、個人情報の外部流出の有無の確認を行う。
6.再発防止策
今後、書類管理の徹底、事務処理フローの点検を行なうとともに、職員一人ひとり個人情報の管理・取り扱いに対する意識をさらに高め、個人情報が記載された文書の適正管理を徹底するため、研修会の実施、個人情報保護マニュアルの遵守を周知徹底する
7.事務局長山﨑 実のコメント
この度は江戸川区より「民生・児童委員訪問調査」に使用するためにお預かりした個人情報記載の名簿を、私どもの管理不行き届きにて江戸川区社会福祉協議会事務所内で紛失してしまいました。
この名簿に記載されていた方々におかれましてはご迷惑をお掛けし、また不安な思いにさせてしまい誠に申し訳ございません。ならびに、名簿の提供をしていただきました江戸川区には区民の信頼を損なう事態を引き起こしてしまったことを深くお詫び申し上げます。
名簿の行方につきましては調査を継続すると共に、外部への情報の流出が無いかの確認を行なってまいります。今後このような事態が再発しないよう個人情報の保管、取扱い、廃棄について管理を徹底し改善を行うとともに職員への指導を徹底して行います。今回の件でご迷惑をお掛けしたすべての方に重ねてお詫び申し上げます。